Rapat atau meeting sudah menjadi hal yang lumrah dilakukan sehari hari. Baik di lingkungan pekerjaan, lingkup organisasi, tempat tinggal, sekolah, dan lain sebagainya.

Rapat sendiri adalah pertemuan yang dilakukan oleh minimal dua orang atau lebih, dalam rangka memutuskan suatu tujuan. Lebih lanjut mengenai pengertian dan macam macam rapat bisa dilihat pada ulasan berikut.

A. Pengertian Rapat

Dalam pengertian sederhananya, rapat berarti suatu pertemuan untuk memutuskan suatu tujuan yang dilakukan oleh minimal dua orang.

Istilah ini juga dapat didefinisikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal di lingkungan organisasi, guna merundingkan suatu masalah berkaitan dengan kepentingan bersama.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat mempunyai beberapa pengertian.

Yaitu musyawarah kelompok untuk mufakat, suatu komunikasi kelompok secara resmi, sebuah pertemuan untuk membicarakan sesuatu, atau bisa merupakan media komunikasi kelompok yang sifatnya tatap muka.

B. Macam Macam Rapat

1. Rapat Informasi

Berdasarkan tujuan diselenggarakannya, rapat secara umum dibagi menjadi tiga macam. Yang pertama yaitu rapat informasi atau rapat penjelasan. Jenis ini dilaksanakan untuk memberikan suatu informasi atau sebuah penjelasan kepada para peserta meeting.

Dan selama pelaksanaannya, peserta tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, namun diberi kesempatan mengajukan pertanyaan.

2. Rapat Perundingan

Sesuai dengan namanya, macam macam rapat satu ini dilangsungkan dengan tujuan untuk merundingkan suatu hal.

Biasanya rapat seperti itu dilakukan apabila ada pihak yang berselisih, sehingga meeting diselenggarakan guna mencari jalan tengah agar salah satu pihak yang berselisih tidak mengalami kerugian.

3. Rapat Pemecahan Masalah

Rapat pemecahan masalah dilakukan untuk menemukan solusi atas sebuah masalah yang sedang dihadapi oleh kelompok atau organisasi.

Selama rapat dilangsungkan, peran peserta sangat besar. Yang mana diharapkan para peserta dapat memberikan pendapat, gagasan, saran, atau ide untuk menemukan solusi paling tepat.

Baca Juga: 9 Tips Membuat Meeting Kantor Lebih Menyenangkan dan Tidak Bosan

C. Sifat Rapat

1. Rapat Resmi

Berdasarkan sifatnya, rapat dikelompokkan menjadi empat jenis. Salah satunya yaitu rapat resmi atau formal meeting.

Rapat yang bersifat resmi seperti ini mempunyai peraturan yang mengatur kelancaran jalannya rapat, biasanya dilakukan untuk membahas masalah masalah yang sangat penting seperti di perusahaan dan sebagainya.

2. Rapat Tidak Resmi

Ada rapat resmi, ada pula macam macam rapat tidak resmi. Jadi rapat ini diadakan tidak berdasarkan perencanaan formal, sehingga tidak memerlukan persiapan yang istimewa.

Rapat tidak resmi seperti itu biasanya dilakukan untuk membahas mengenai sesuatu yang terjadi secara tiba tiba.

3. Rapat Tertutup

Sesuai dengan namanya, rapat tertutup bersifat private dan hanya dapat dihadiri oleh peserta tertentu. Biasanya peserta akan diundang oleh penyelenggara rapat untuk membahas masalah yang bersifat rahasia.

Misalnya rapat dewan direksi, rapat para pemangku kepentingan perusahaan, dan lain lain.

4. Rapat Terbuka

Berbanding terbaik dari rapat tertutup, rapat terbuka dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi.

Sebab persoalan yang dibahas sifatnya tidak rahasia, sehingga pengumuman diadakannya rapat pun bisa diberikan di langsung di grup tanpa perlu undangan secara personal.

D. Jangka Waktu Rapat

1. Rapat Mingguan

Berdasarkan jangka waktu diselenggarakannya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis. Yakni rapat mingguan, rapat bulanan, rapat semesteran, dan rapat tahunan.

Rapat mingguan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin, sehingga meeting diadakan setiap satu kali dalam seminggu.

2. Rapat Bulanan

Jika rapat mingguan dilakukan satu kali dalam seminggu, maka macam macam rapat bulanan dilakukan sebulan sekali.

Biasanya materi yang dibahas yaitu masalah masalah yang terjadi selama sebulan belakangan.

3. Rapat Semesteran

Rapat semesteran diselenggarakan setiap satu kali dalam enam bulan. Adapun hal yang dibahas yaitu persoalan selama enam bulan ke belakang, dan biasanya turut membahas mengenai berbagai program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4. Rapat Tahunan

Rapat dewan komisaris umumnya dilakukan setahun sekali, itulah yang disebut sebagai jenis rapat tahunan.

Jadi yang dibahas mengenai hal hal untuk jangka panjang, seperti mengevaluasi kinerja 1 tahun sebelumnya dan lain lain.

E. Frekuensi Rapat

1. Rapat Rutin

Ditinjau dari frekuensi rapat, meeting dibedakan menjadi rapat rutin dan insidentil. Untuk rapat rutin contohnya rapat mingguan, rapat bulanan, rapat tahunan, dan lain sebagainya yang sudah ditentukan waktunya sesuai agenda.

2. Rapat Insidentil

Rapat insidentil biasanya termasuk rapat tidak resmi, karena meeting dilangsungkan tanpa ada jadwal.

Adapun yang dibahas adalah persoalan yang harus diselesaikan bersama sesegera mungkin dan sifatnya penting.

F. Manfaat Rapat

Macam macam rapat di atas mempunyai manfaat yang sangat penting demi kepentingan bersama.

Seperti mencari jalan keluar atau solusi dari suatu permasalahan, untuk menyampaikan informasi kepada para peserta rapat, sebagai forum demokrasi, sebagai sarana untuk membentuk sebuah peraturan, mendapatkan gagasan baru yang inovatif, dan masih banyak lagi.

Rapat yang baik adalah ketika berbagai manfaat tersebut dapat dirasakan oleh semua peserta rapat, pemimpin rapat, organisasi, atau instansi mereka.

Oleh karena itu, perlu ditentukan terlebih dahulu tujuan rapat tersebut agar sederet manfaatnya dapat benar benar dirasakan.

Dalam kehidupan sehari hari, rapat begitu sering diadakan oleh berbagai pihak. Tidak hanya di lingkungan perusahaan atau organisasi resmi.

Bahkan perkumpulan di kompleks perumahan juga dapat mengadakan rapat untuk membahas mengenai suatu hal demi kepentingan bersama. Demikian pembahasan mengenai pengertian dan jenis jenis rapat.