Biasanya, momen rapat atau meeting internal di kantor selalu identik dengan suasana serius di dalam ruangan. 

Padahal, meeting kantor tetap bisa dibuat santai, sehingga suasana jadi lebih menyenangkan dan tidak membuat karyawan lain merasa bosan. 

Untuk itu, Anda bisa mengetahui seperti apa suasana meeting yang biasa dilakukan dalam perusahaan.

Suasana Meeting di Kantor

1. Offline Formal Meeting

Formal meeting adalah suatu rapat yang dihadiri secara langsung oleh karyawan maupun tingkat manajemen perusahaan di dalam ruangan menggunakan seragam resmi atau sesuai peraturan yang berlaku di perusahaan.

2. Offline Non-Formal Meeting

Non-formal meeting merupakan kebalikan dari formal meeting di mana bila rapat yang dilakukan antar divisi ataupun divisi inti saja, suasana yang dihadirkan bisa lebih santai tidak tidak terlalu kaku.

3. Online Meeting

Seiring perkembangan waktu, trend rapat offline mulai beralih ke rapat online. Di mana setiap orang bisa menghadiri rapat tanpa perlu bertemu secara langsung secara fisik.

Keuntungannya, mereka yang tinggal di luar kota atau memerlukan waktu yang cukup lama untuk sampai ke tempat meeting bisa langsung bertemu dalam ruang online meeting, sehingga bisa lebih hemat waktu dan biaya.

Baca juga: Fungsi Rental Office Untuk Kemajuan Bisnis Yang Perlu Diketahui

Tips Membuat Suasana Meeting Lebih Santai dan Menyenangkan

Berikut ini beberapa tips yang bisa dilakukan untuk menghadirkan suasana baru agar meeting di dalam kantor jadi lebih menarik.

1. Cari Alternatif Tempat Meeting Selain di Kantor

Dalam sebuah kantor biasanya akan tersedia tempat untuk melakukan rapat internal. Tetapi jika ingin hadirkan suasana yang berbeda, tidak ada salahnya untuk mengganti tempat. 

Anda bisa mencoba untuk mencari tempat meeting di luar kantor agar mendapatkan suasana dan pengalaman baru. 

Saat ini sudah banyak cafe atau resto yang menyediakan tempat untuk melakukan meeting. Beberapa mengusung desain ruangan yang lebih santai dan nyaman. 

Namun, pastikan jika tempat untuk rapat kantor ini nyaman dan kondusif. 

2. Sediakan Camilan

Bila tidak memungkinkan untuk meeting di luar kantor, cobalah untuk tetap berada meeting di dalam ruangan biasanya, namun berikan pengalaman meeting yang baru bagi mereka seperti menyediakan snack atau makanan ringan.

Waktu meeting tentu akan berbeda beda, tidak jarang butuh waktu yang panjang, sehingga akan membuat siapapun yang hadir merasa bosan. 

Anda bisa menyiapkan camilan sebagai teman meeting agar tidak membosankan. Camilan ini bisa berupa kue kering, bolu, wafer, ataupun kopi agar pembahasan meeting tetap berjalan dengan baik.

3. Sampaikan Tujuan Rapat dan Materi Secara Jelas

Rapat yang efektif sebaiknya dimulai dengan menyampaikan tujuan rapat serta materinya dengan jelas. 

Hindari menggunakan kata atau cerita yang berulang-ulang atau tidak on-point. Selain menghabiskan waktu, orang yang mendengarnya juga akan merasa bosan.

Dengan begitu, masing-masing yang hadir juga akan membuat persiapan sehingga rapat bisa berjalan lebih efektif. 

4. Tanyakan Pendapat atau Ide

Menanyakan pendapat juga ide tidak hanya bisa dilakukan ketika meeting berlangsung. 

Anda juga bisa menanyakan sebelum meeting diadakan, dengan begitu nantinya bisa mengetahui apa yang diinginkan tim dalam rapat nantinya.

Sebaiknya, melibatkan seluruh peserta meeting agar bisa mendapatkan masukkan dan saran baru yang mungkin bisa menjadi solusi untuk masalah yang dihadapi.

5. Selipkan Humor Agar Suasana Tidak Kaku

Tidak ada salahnya juga untuk memberikan sedikit humor dalam rapat nantinya. Sedikit humor akan membantu untuk mencairkan suasana. 

Dengan begitu para peserta tidak akan merasa tegang ataupun bosan karena terlalu serius. Walaupun tidak mudah, namun cara ini patut dicoba karena dengan tertawa dapat membuat seseorang menjadi lebih rileks.

6. Merangkum Hasil Rapat dan Strategi yang Didapat

Agar mendapatkan hasil yang jelas, selain menyampaikan bahasannya Anda juga harus merangkum hasil rapat juga strateginya. 

Hal ini akan memudahkan untuk melakukan langkah selanjutnya. Maka dalam meeting, Anda bisa menunjuk notulen untuk mencatat hasil dari rapat.

7. Konfirmasi Hasil Rapat Terhadap Setiap Tim

Ketika hasil dari rapat sudah didapatkan, maka jangan lupa untuk kembali mengkonfirmasi kembali dengan masing-masing tim. 

Sehingga, setiap orang yang terlibat bisa mengetahui porsi pekerjaan mereka dengan jelas dan merasa dilibatkan, sehingga memunculkan rasa tanggung jawab.

Bila ada yang tidak setuju, coba minta pendapat mereka bagaimana harus melakukannya dan apa ekspektasi yang bisa didapatkan. Lalu, bandingkan dengan keputusan rapat yang telah dibuat bersama.

Ide yang tidak direalisasikan, mungkin bisa digunakan dalam pembahasan rapat selanjutnya, sehingga para karyawan akan merasa bahwa pendapat mereka juga bisa dipertimbangkan.

8. Ucapkan Terima Kasih Untuk Semua yang Hadir

Tidak kalah penting, mengucapkan terima kasih untuk semua yang hadir juga diperlukan. Apresiasi akan membuat motivasi karyawan meningkat dan merasa dihargai.

Dengan membangun suasana yang menyenangkan dalam sebuah meeting dapat memberikan citra positif baik secara personal maupun profesional.