Fungsi komunikasi organisasi dalam suatu organisasi sangatlah penting. Tanpa komunikasi, organisasi dan perusahaan tidak bisa berjalan dengan mantap dan sering salah paham saat menyelesaikan tugas.

Oleh karena itu, baca artikel ini tentang kemampuan komunikasi dan cara berkomunikasi dengan baik agar semua anggota tim dapat menjalankan tugasnya.

A. Definisi Komunikasi Organisasi

Menurut Goldhaber (1986), komunikasi organisasi adalah proses menyusun dan bertukar pesan dalam jaringan yang saling bergantung untuk menghadapi lingkungan yang tidak pasti atau berubah.

Ron Ludlow berpendapat bahwa komunikasi organisasi adalah program komunikasi di bidang penelitian hubungan masyarakat (PR) yang terkait dengan hubungan internal.

Hal tersebut juga berhubungan dengan pemerintah dalam organisasi dan hubungan masyarakat investor.

Di sisi lain, Devito berpendapat bahwa komunikasi organisasi adalah upaya mengirim dan menerima pesan baik dalam kelompok formal maupun informal dalam suatu organisasi.

Katz dan Kahn juga berpendapat terkait dengan komunikasi organisasi. Disebutkan bahwa komunikasi organisasi adalah transmisi atau pertukaran informasi dalam suatu organisasi untuk membentuk arus informasi.

Adanya komunikasi organisasi dapat menciptakan suatu jaringan informasi dalam suatu organisasi.

Pace dan Faules juga berpendapat bahwa komunikasi organisasi adalah suatu tindakan yang terjadi dalam suatu organisasi.

Selain itu juga diartikan sebagai suatu cara bagi orang-orang dalam organisasi untuk terlibat dalam proses dan melaksanakan transaksi dalam bentuk pertukaran makna.

Di sisi lain, Frank Jefkins mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai segala bentuk komunikasi yang direncanakan oleh suatu organisasi dengan komunitas yang lebih luas kepada masyarakat umum.

Dalam pandangan Frank, interaksi antar anggota organisasi atau dengan anggota pimpinan organisasi bukanlah komunikasi organisasi, melainkan interaksi antar organisasi yang memiliki tujuan komunikasi yang bukan merupakan bagian dari organisasi.

Anda juga perlu memahami tentang bagaimana fungsi komunikasi organisasi yang sesuai dengan benar.

Menurut pendapat keenam ahli yang mendefinisikan komunikasi organisasi, komunikasi organisasi adalah suatu proses yang berlangsung dalam suatu organisasi berupa pengiriman, penerimaan, dan pertukaran informasi dan pesan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan segalanya diputuskan bersama anggota dan pimpinan organisasi.

Proses pengiriman, penerimaan, dan pertukaran informasi dan pesan mungkin formal atau informal selama tujuan yang ditetapkan terpenuhi.

Perkembangan ilmu komunikasi memiliki berbagai konsep dasar komunikasi organisasi, dimensinya, dan klasifikasinya yang dapat dipelajari dari Irene Silviani dalam buku yang membahas tentang komunikasi organisasi.

B. Apa Saja Fungsi dari Komunikasi Organisasi

Informatif

Komunikasi dalam organisasi membantu memperoleh informasi tentang lingkungan kerja dan mempengaruhi lingkungan organisasi.

Misalnya, karyawan membutuhkan informasi tentang tugas, pekerjaan, dan dengan siapa bekerja.

Informasi dalam komunikasi suatu organisasi diperlukan untuk menjalin hubungan dan koordinasi wewenang mencapai tujuan.

Regulatif

Kemampuan komunikasi organisasi ini termasuk memutuskan perintah dan instruksi mana kepada siapa dan bagaimana menjalankannya.

Fitur ini juga terkait dengan kepatuhan kebijakan, standarisasi praktek kerja, prosedur, alokasi waktu yang perlu dilakukan, serta akurasi dan integritas produk kerja. Sederhananya, kemampuan komando dan kontrol.

Kontrol tersebut diperlukan terkait erat dengan produksi organisasi dan operasi sehari-hari. Fitur ini disebut fitur tugas produksi atau operasional.

Fungsi komunikasi organisasi satu ini sangat penting untuk dipahami dan dilakukan agar bisa mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan target yang ditentukan. Kemajuan organisasi tergantung kelancaran komunikasi.

Persuasif

Kemampuan untuk mempengaruhi dan membujuk berkaitan dengan regulasi. Fitur ini disebut fitur regulasi. Fitur ini ditandai dengan adanya aturan yang ketat dalam organisasi.

Aturan-aturan ini mencakup tindakan, informasi, komunikasi, interaksi, dan hubungan apa yang dapat dibenarkan dan apa yang tidak boleh dihalangi dan ditegakkan.

Integratif

Kemampuan komunikasi organisasi ini menyelaraskan hubungan antar anggota, baik dalam kerjasama maupun pengaturan lainnya untuk mencapai tujuan organisasi.

Fungsi terpadu mengacu pada komunikasi formal fungsional sosial dan terkait. Mengintegrasikan karyawan ke dalam suatu organisasi dapat dicapai melalui sosialisasi nilai-nilai dan peningkatan martabat.

Misalnya, bekerja sama dalam berbagai kegiatan seperti acara dan upacara dalam suatu organisasi, perayaan hari jadi organisasi, arisan, dan olahraga.

Berbagai peristiwa tersebut berdampak positif pada kepuasan kerja, harga diri, dan retensi karyawan.

Secara sederhana, integrasi adalah sosialisasi nilai-nilai organisasi dan budaya yang menyelaraskan hubungan antar karyawan.

C. Bagaimana Membangun Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi

Membangun komunikasi dalam suatu organisasi tidaklah sulit. Inilah yang harus Anda lakukan dengan terimalah pendapat dan kontribusi Anda sehingga anggota organisasi Anda merasa dievaluasi dan didengarkan.

Buat forum diskusi agar semua anggota dapat menyampaikan pendapat dan idenya untuk memahami fungsi komunikasi organisasi.

Komunikasikan informasi dengan jelas dan ringkas sehingga anggota organisasi Anda dapat memahaminya.

Selanjutnya Anda juga bisa memberikan umpan balik individu sehingga anggota dapat mengembangkan potensi terbaik. Mendukung setiap anggota organisasi perlu dilakukan agar tugas yang diberikan diselesaikan dengan antusias dan percaya diri.